Aprobar no es lo mismo que verificar.
El contratista sube cada estimación —el acta de servicio, la HES, el avance del período— con su evidencia. Vigía Legal la pone frente al facilitador con la lista de verificación obligatoria, el histórico del mismo servicio a la vista y señales que marcan lo que amerita una segunda mirada: un monto fuera de patrón, una foto reutilizada. Al aprobar, el acta viaja a su SAP y el proveedor factura con el número de documento que devuelve; cada paso queda registrado.
El acta dice que se hizo. ¿Y a qué precio?
La mayoría de las estimaciones se aprueban contra un contrato que vive en otra carpeta y sin ver cuánto se cobró antes por el mismo servicio. Un avance cobrado dos veces, un concepto inflado o un precio unitario que subió sin explicación pasan — no por falta de criterio, sino porque quien aprueba no tiene el patrón enfrente.
Y la evidencia rara vez se compara: reutilizar la foto de un período anterior para justificar el nuevo es fácil, y a mano es casi indetectable. El sobrecosto y el reúso se descubren tarde, en la conciliación — cuando el pago ya salió.
Todo el contexto de la decisión, en una sola vista.
Estimación en contexto
Orden y partida, período y contrato en una sola vista, con el monto de esta estimación frente a lo ya facturado por el mismo servicio.
Desglose de precios unitarios
Concepto, unidad, cantidad y precio unitario de las tres últimas estimaciones aprobadas del mismo servicio, a la vista mientras se revisa la nueva.
Señal de monto fuera de patrón
El sistema marca para revisión la estimación que supera el máximo cobrado por el servicio en 12 meses, por encima de un umbral configurable. Es un aviso, no un freno.
Señal de evidencia reutilizada
El sistema compara las fotos de avance con las del mismo servicio. Señala las repetidas o casi iguales, aunque estén reescaladas o con otro brillo. No verifica que sean auténticas. La comparación puede reforzarse con modelos de visión.
Señala, no bloquea. El facilitador decide.
Las señales son informativas: muestran el contexto y marcan lo dudoso, nunca frenan la aprobación. Lo que sí la condiciona es la lista de verificación obligatoria — sin completarla, el acta no se aprueba. El rechazo la regresa al contratista con el motivo documentado. El proveedor factura con el número de documento del ERP, que solo existe cuando el acta está aprobada y registrada. Cada paso queda en la bitácora, con responsable y fecha. El sistema señala; su equipo decide.
Del acta aprobada al número de documento.
Al aprobar, el acta viaja a su SAP S/4HANA por el servicio OData y vuelve con el número de documento. El proveedor lo ve en su portal y recibe el aviso de que ya puede facturar. El conector se configura en la puesta en marcha y se prueba primero en su ambiente de calidad.
Cierre de la orden de mantenimiento
Antes de revisar, el facilitador confirma que la orden de mantenimiento está cerrada. La confirmación queda en la bitácora con quién y cuándo.
Reintento sin duplicados
Si el ERP falla, la aprobación se conserva. Al reintentar, primero se consulta si el documento ya existe, para no crearlo dos veces.
Captura manual con segregación
Sin conector, el acta aprobada espera en una bandeja de captura para Compras. Quien la aprobó no puede registrar su número.
Estimaciones en proceso
Un reporte agrupa por orden de compra todas las actas abiertas, con su subtotal: el dinero comprometido que todavía no tiene número de documento.
Vea el control corriendo sobre una estimación real.
Envíenos un contrato y una estimación tipo de uno de sus contratistas. Le mostramos la revisión con el histórico, el desglose y las señales — sobre sus propios documentos.