Actas de servicio.
El contratista presenta su estimación en un portal, la plataforma la valida contra un checklist, el supervisor aprueba o rechaza — y al aprobar se crea la hoja de entrada en su ERP.
Cuatro pasos, del portal a su ERP.
Portal del contratista
El contratista presenta su estimación con su evidencia: el acta, el avance del período, las fotos. Sin correos ni carpetas compartidas.
Validación con checklist
La plataforma valida la estimación contra la lista de verificación obligatoria. Sin completarla, el acta no avanza.
Aprobación con contexto
El supervisor aprueba o rechaza con el histórico del servicio, el desglose y las señales a la vista. El rechazo regresa al contratista con el motivo documentado.
Hoja de entrada en su ERP
Al aprobar, se crea la hoja de entrada en su ERP, contra la orden de compra y la partida.
Controles que hoy no existen.
Seis controles sobre cada estimación. Las señales son advisory: señalan, no bloquean — el facilitador decide.
Checklist obligatorio y configurable
Su equipo define la lista de verificación por tipo de servicio. Sin completarla, el acta no se aprueba.
Desglose renglón por renglón
Concepto, unidad, cantidad y precio unitario, frente a las últimas estimaciones aprobadas del mismo servicio. Se compara el renglón, no solo el total.
Señal de monto fuera de patrón
Cuando la estimación supera el histórico del servicio por encima de un umbral configurable, el sistema la marca para revisión.
Señal de fotos reutilizadas
El sistema compara las fotos de avance con las ya cargadas para el mismo servicio y marca las parecidas, con la referencia a cuál.
Segregación de funciones
Quien presenta no aprueba; quien aprueba no captura. Los roles se separan por diseño, no por costumbre.
Bitácora completa
Cada paso queda en la bitácora, con responsable, fecha y motivo. La aprobación se puede reconstruir después.
La hoja de entrada, en su sistema.
La aprobación termina donde su operación ya trabaja. El conector definitivo con su ERP se implementa en la puesta en marcha, como parte del proyecto.
Al aprobar, la hoja de entrada de servicios se crea en su SAP (ML81N), contra la orden de compra y la partida.
La recepción del servicio se registra en su instancia de Oracle al aprobar el acta.
La aprobación se refleja en Coupa, referida a la orden de compra correspondiente.
Sin conector, el acta aprobada se entrega con su desglose, lista para captura en su sistema.
El detalle, capítulo por capítulo.
Actas de servicio es una solución de la plataforma Vigía Legal. Se puede contratar sola o junto con Cumplimiento REPSE y Comercio exterior — sobre el mismo portal y el mismo padrón de contratistas.
Del portal a la hoja de entrada, sobre sus documentos.
Envíenos un contrato y una estimación tipo de uno de sus contratistas. Le mostramos el flujo completo: el checklist, la aprobación con contexto y la hoja de entrada.