Actas de servicio.
El contratista presenta su estimación en un portal. El facilitador la revisa contra una lista de verificación y aprueba o rechaza. Al aprobar, se crea la hoja de entrada en su ERP.
Cuatro pasos, del portal a su ERP.
Portal del contratista
El contratista captura su estimación en el portal, o la llena desde su formato .xlsx, con su evidencia: el formato, el avance del período, las fotos. Sin correos ni carpetas compartidas.
Lista de verificación
El facilitador revisa la estimación contra la lista de verificación. Sin los puntos obligatorios, el acta no se aprueba.
Aprobación con contexto
El facilitador aprueba o rechaza con el histórico del servicio, el desglose y las señales a la vista. El rechazo regresa al contratista con el motivo documentado.
Hoja de entrada en su ERP
Al aprobar, se crea la hoja de entrada en su SAP, contra la orden de compra y la partida. El número de documento vuelve al acta y lo ve el proveedor.
Controles que hoy no existen.
Seis controles sobre cada estimación. Las señales son informativas: señalan, no bloquean — el facilitador decide.
Lista de verificación obligatoria
El facilitador marca la lista; sin los puntos obligatorios, el acta no se aprueba. Los puntos se definen con su equipo en la puesta en marcha.
Desglose renglón por renglón
Concepto, unidad, cantidad y precio unitario de cada renglón. Al revisar, el facilitador ve el desglose de las tres últimas estimaciones aprobadas del mismo servicio.
Señal de monto fuera de patrón
El sistema marca para revisión la estimación que supera el máximo cobrado por el servicio en 12 meses, por encima de un umbral configurable.
Señal de fotos reutilizadas
El sistema compara las fotos de avance con las del mismo servicio. Marca las repetidas o casi iguales, aunque estén reescaladas o con otro brillo. No verifica que sean auténticas.
Segregación de funciones
Quien presenta no aprueba; quien aprueba no registra el número de documento. Los roles se separan por diseño, no por costumbre.
Bitácora completa
Cada paso queda en la bitácora, con responsable, fecha y motivo. La aprobación se puede reconstruir después.
La hoja de entrada, en su sistema.
La aprobación termina donde su operación ya trabaja. El conector con su SAP se configura en la puesta en marcha y se prueba primero en su ambiente de calidad.
Al aprobar, la hoja de entrada de servicios se crea en su SAP por el servicio OData, contra la orden de compra y la partida.
El número que devuelve el ERP queda en el acta y lo ve el proveedor. Con él factura.
Si el envío falla, la aprobación se conserva. Al reintentar, primero se consulta si el documento ya existe en el ERP.
Sin conector, el acta aprobada espera en una bandeja hasta que Compras registra el número de documento.
El detalle, capítulo por capítulo.
Actas de servicio es una solución de la plataforma Vigía Legal. Se puede contratar sola o junto con Cumplimiento REPSE y Comercio exterior — sobre el mismo portal y el mismo padrón de contratistas.
Del portal a la hoja de entrada, sobre sus documentos.
Envíenos un contrato y una estimación tipo de uno de sus contratistas. Le mostramos el flujo completo: el checklist, la aprobación con contexto y la hoja de entrada.