El acta de servicio no siempre es mensual, y el control tampoco debería serlo

Un contratista de mantenimiento entra a su planta el 24 de septiembre para un paro programado y termina el 6 de octubre. Emite una sola factura. El acta de servicio dice "septiembre". Cuentas por Pagar revisa el expediente REPSE de septiembre, lo encuentra completo y autoriza. Nadie revisa octubre, porque octubre "todavía no cierra". Seis de los trece días de trabajo quedaron fuera del control.

El servicio se recibe por rango de fechas. Si su control solo mira el mes calendario, una parte del servicio queda sin revisar.

Dónde se rompe el control mensual

1. El servicio cruza el cierre de mes. Paros, arranques, servicios por evento o por quincena casi nunca empiezan el día 1. Si el acta se fecha con un solo mes, el expediente del otro mes no se pide.

2. El acta dice una cosa y la factura otra. El acta cubre del 24 al 6; la factura dice "servicios de septiembre". Sin fechas explícitas en ambos, el cruce es una suposición.

3. El expediente se pide por calendario, no por servicio. El proveedor entrega su paquete mensual y usted lo da por bueno para todo lo que facture ese mes, aunque los trabajadores que fueron a su planta en octubre no aparezcan en ninguna nómina revisada.

Cómo pensar el control por rango

La regla es simple: las fechas del acta deciden qué períodos de cumplimiento hay que revisar, no la fecha de la factura.

• Un servicio del 24 al 6 toca dos períodos. Se revisan los dos.
• Un servicio de una semana dentro del mismo mes toca uno.
• Un servicio quincenal recurrente toca uno o dos, según cómo caigan las quincenas.

Así, la pregunta antes de pagar deja de ser "¿el proveedor está bien este mes?" y pasa a ser "¿el proveedor estaba en regla en los días en que trabajó para nosotros?".

Qué revisar antes de autorizar la factura

1. ¿El acta tiene fecha de inicio y fecha de fin, no solo un mes?
2. ¿La factura cubre el mismo rango que el acta?
3. ¿El expediente de cada período que toca el rango está completo (CFDI de nómina, comprobantes de cuotas)?
4. ¿Los trabajadores que aparecen en el acta están en la nómina de esos períodos?
5. ¿El acta fue revisada y aprobada por alguien distinto de quien la capturó?

Si la respuesta a la primera pregunta es no, el resto del control descansa en una fecha que nadie fijó.

Cómo ayuda Vigía

En Vigía, el acta de servicio se captura en el sitio con evidencia fotográfica, pasa por revisión y queda aprobada o rechazada con motivo tipificado; el hash de las fotos detecta fotos repetidas entre actas. El acta aprobada lleva el número de documento de su ERP. Por separado, el semáforo de cumplimiento de cada proveedor se calcula por período a partir de su expediente, y las reglas permiten fijar la frecuencia de cada documento según el tipo de servicio o el contrato, en lugar de imponer un calendario único.

Con esas piezas, su equipo puede revisar el cumplimiento de todos los períodos que toca un servicio antes de liberar la factura. Vigía no decide por usted: le muestra qué falta para que controle y reduzca el riesgo.

Lecturas relacionadas: aprobación de actas y auditoría, qué es una hoja de entrada de servicios, control de estimaciones de contratistas y conciliación factura contra orden de compra.

Vea un acta revisada contra el período real

Solicite una demo y le mostramos cómo se captura, revisa y aprueba un acta de servicio, y cómo se ve el semáforo del proveedor en cada período que toca.