Factura contra orden de compra: la conciliación de tres vías explicada para Compras y Cuentas por pagar

¿Qué es la conciliación de dos vías y de tres vías?

La conciliación de dos vías (two-way match) compara la factura contra la orden de compra. La de tres vías (three-way match) agrega un tercer documento, la constancia de que lo facturado se recibió. En SAP esa constancia es la entrada de mercancía (MIGO) para bienes y la hoja de entrada de servicios (HES, transacción ML81N) para servicios. En otros ERP cambia el nombre, no la función.

El cruce responde una pregunta por documento. La orden dice qué se acordó comprar y a qué precio. La entrada dice qué llegó o qué se ejecutó. La factura dice qué cobra el proveedor. Cuando los tres coinciden, la factura puede pagarse sin que nadie tenga que volver a preguntar.

SAP ejecuta ese cruce al contabilizar, en la verificación de facturas (MIRO). El control de este artículo ocurre antes, en la recepción, cuando la factura todavía no entró al ERP y el proveedor todavía puede corregirla.

Cuándo aplica cada modalidad es una decisión de política, no de sistema. Los bienes con entrega física y los servicios con acta van a tres vías. Los servicios recurrentes de monto fijo, como rentas o licencias, suelen ir a dos vías, y la orden marco hace de contrato.

Modalidad	Qué se compara	Cuándo se usa
Dos vías	Orden de compra ↔ factura	Servicios recurrentes de monto fijo, contratos marco
Tres vías	Orden de compra ↔ entrada (MIGO/HES) ↔ factura	Bienes con entrega física, servicios con acta o estimación

¿Qué se compara en el cruce?

El cruce no es un solo chequeo. Son varios, cada uno con su motivo si falla.

• Proveedor. El RFC del emisor de la factura debe ser el RFC del proveedor de la orden. Una orden de otra razón social del mismo grupo no cuenta.
• Monto. El total de la factura contra el total de la orden, dentro de la tolerancia.
• Moneda. Una orden en dólares no se paga con una factura en pesos, salvo que la política lo admita.
• Estado de la orden. Abierta, cerrada o cancelada. Una orden cerrada ya se consumió; una cancelada dejó de existir para el comprador.
• Entrada. En tres vías, que exista la MIGO o la HES por la cantidad o el monto facturado.
• Complementos que la orden exige. Si la orden pide Carta Porte, la factura debe traerla.

Antes del cruce, la factura ya pasó por la validación del CFDI 4.0 y por el estado ante el SAT. El cruce con la orden es la pregunta comercial, no la fiscal.

¿Cómo funciona la tolerancia y por qué se configura una sola vez?

La tolerancia es el margen dentro del cual una diferencia de monto no detiene la factura. Se define con dos números, uno porcentual y otro absoluto, y aplica el mayor de los dos. Con 0.5 % y $1.00, una orden de $20,000 admite hasta $100 de diferencia; una orden de $150 admite $1.00.

El margen existe para absorber redondeos, centavos de tipo de cambio y ajustes menores que no valen una llamada. No existe para absorber un precio distinto. Por encima del margen alguien tiene que cambiar algo, y el sistema retiene la factura hasta que eso pase.

La tolerancia tampoco es un descuento. Una factura que llega $80 abajo de una orden de $20,000 pasa el cruce, pero se paga por lo que factura, no por lo que dice la orden.

Las diferencias típicas y quién las resuelve

Casi todas las diferencias caen en ocho casos. Cada uno tiene un dueño.

Diferencia	Causa habitual	Quién resuelve	Qué pasa con la factura
Precio unitario distinto	Lista de precios vieja en la orden, o aumento acordado sin actualizar	Compras actualiza la orden si el precio nuevo se acordó; si no, el proveedor refactura	Retenida hasta que cambie la orden o la factura
Factura parcial	Entrega en parcialidades que la orden no previó	Compras emite una orden o partida por entrega; el proveedor factura contra la que corresponde	Retenida, salvo que la regla admita parciales
Dos facturas contra la misma orden	Duplicado, o parcialidades sin orden por entrega	Cuentas por pagar compara UUID y montos; si es duplicado, rechazo	La segunda queda retenida
Factura sin orden	Compra sin orden, o el proveedor no capturó el número	El proveedor agrega el número; si no hay orden, Compras la emite antes	Retenida hasta que declare una orden
Orden de otro proveedor	Número tecleado mal, o razón social distinta del mismo grupo	El proveedor corrige el número	Retenida hasta que apunte a su orden
Orden cerrada o cancelada	La orden ya se consumió; factura tardía o duplicada	Compras reabre o emite otra; Cuentas por pagar descarta el duplicado	Retenida
Moneda distinta	Orden en USD, factura en MXN	El proveedor refactura en la moneda pactada, o Compras corrige la orden si el contrato lo permite	Retenida
Sin entrada (MIGO/HES)	Mercancía no recibida, o servicio sin acta	Almacén o el área usuaria registra la entrada	No entra a la propuesta de pago

Dos reglas de fondo ordenan la tabla. El proveedor corrige lo que emitió y declaró: el número de orden, la moneda, el monto. Como un CFDI no se edita, corregir el monto significa cancelar y reexpedir, o emitir una nota de crédito. Compras corrige la orden, que es su documento. Cuentas por pagar no edita ni la orden ni la factura; registra el motivo y devuelve el caso a quien puede corregirlo.

Un ejemplo con números

Un proveedor sube una factura de $38,650.27 y declara la orden 4500012. Esa orden es por $20,000. Con tolerancia de 0.5 % y $1.00 el margen es $100, y la diferencia es de $18,650.27. La factura queda retenida con el motivo «El total de la factura no coincide con la orden de compra dentro de la tolerancia configurada».

El proveedor ve ese motivo en su portal. Revisa y encuentra que la factura corresponde a la orden 4500019, por $38,650.27, y que tecleó el número de otra orden abierta. Corrige el número desde el portal. La factura se vuelve a cruzar con el mismo XML y pasa.

Si el número hubiera estado bien y el monto no, el caso cambia de dueño. El proveedor no puede arreglarlo desde el portal; alguien de Compras tiene que revisar la orden, o el proveedor tiene que refacturar. El motivo es el mismo; lo que distingue los dos casos es quién lo lee.

¿Qué ve Cuentas por pagar cuando el cruce falla?

Tres cosas, y en este orden. Qué chequeo falló, con el dato que falló. Quién lo puede corregir. Y qué otras facturas del mismo proveedor esperan lo mismo, para no resolver el mismo problema tres veces.

Lo que Cuentas por pagar no debería ver es una bandeja de excepciones sin motivo. Una factura «retenida» sin decir por qué obliga a abrir el XML, buscar la orden en el ERP y llamar a Compras. Con el motivo a la vista, el trabajo es leer una línea y reenviar el caso.

Cómo lo hace Vigía Legal

Las órdenes de compra entran a Vigía Legal por archivo con un layout configurable, CSV o ancho fijo, con mapeo de columnas sin código y vista previa antes de confirmar, o por API desde su ERP. Las reglas de cruce se configuran una vez: tolerancia porcentual y absoluta, moneda, orden abierta, orden obligatoria. La factura que llega por el portal del proveedor con su número de orden se cruza contra el total de la orden, y cada motivo nombra el dato que falló. Todos los motivos del cruce retienen; ninguno rechaza. El proveedor corrige el número de orden desde su portal y la factura se vuelve a cruzar sin resubir el XML, con todos los pasos de la recepción, no solo el cruce.

La entrada de mercancía o de servicio (MIGO/HES) se registra como opcional u obligatoria. Si es obligatoria, una factura autorizada sin entrada no entra a la propuesta de pago. Contabilizar la factura y ejecutar el pago se quedan en su ERP; Vigía Legal es la capa de control antes de ambos, y el veredicto de pago se consulta desde Coupa, Oracle, SAP Ariba o SAP S/4 con la misma llamada.