Notas de crédito ligadas a la factura: el UUID relacionado y cómo baja el monto a pagar

¿Qué es una nota de crédito en CFDI 4.0?

En el Anexo 20 no existe un comprobante llamado «nota de crédito». Lo que existe es el CFDI de tipo egreso (tipo de comprobante E), y la nota de crédito es su uso más común. Con ella el proveedor reconoce un descuento, una bonificación o una devolución sobre una factura que ya emitió. En el receptor suele venir con uso del CFDI G02, «Devoluciones, descuentos o bonificaciones».

Lo que convierte ese egreso en una nota aplicable es el nodo CfdiRelacionados. Ahí el proveedor declara con qué factura se relaciona (el UUID del CFDI de ingreso) y de qué manera, con una clave del catálogo c_TipoRelacion. La clave de la nota de crédito es la 01, «Nota de crédito de los documentos relacionados».

Clave	Descripción del catálogo	Qué implica para cuentas por pagar
01	Nota de crédito de los documentos relacionados	Descuenta del monto a pagar de la factura relacionada
02	Nota de débito de los documentos relacionados	Suma un cargo en lugar de restarlo
03	Devolución de mercancía sobre facturas o traslados previos	Egreso por una devolución física de mercancía
04	Sustitución de los CFDI previos	No descuenta nada; reemplaza una factura por otra

Este artículo trata la 01. Un egreso sin ese nodo, o con otro tipo de relación, no es una nota de crédito contra su factura. Es un documento que el proveedor timbró y que su equipo no puede aplicar a nada.

¿Qué revisar al recibir una nota de crédito?

La recepción de una nota de crédito es más corta que la de una factura y se concentra en la relación. Cuatro comprobaciones bastan.

1. El RFC del emisor es el del proveedor de la factura. Una nota emitida por otro RFC, aunque nombre su factura, no puede aplicarse a ella.
2. El UUID relacionado existe y es de ese proveedor. Tiene que corresponder a una factura de ingreso que su empresa ya recibió y registró. Si no está, la nota no tiene contra qué descontar.
3. El monto no supera el saldo. Una nota por más de lo que resta de la factura deja un excedente que alguien tiene que decidir cómo aplicar.
4. Está vigente ante el SAT. Una nota cancelada no descuenta, aunque el proveedor la haya enviado.

Las reglas de forma del CFDI 4.0 aplican igual que en la factura: RFC y código postal del receptor, régimen, impuestos que cuadran. Si ya las corre en la recepción de la factura, la nota pasa por la misma puerta.

¿Cómo baja el monto a pagar?

La aritmética es simple. El monto a pagar de una factura es su total menos la suma de las notas de crédito ligadas a ella y vigentes ante el SAT. Nunca baja de cero.

Una factura por $116,000 (100,000 más IVA) con una nota de crédito por $11,600 queda con un monto a pagar de $104,400. Si llega una segunda nota por $5,800, el monto baja a $98,600. El total de la factura no cambia; lo que cambia es cuánto se va a pagar de ella.

Ese número es el que debe llegar a la propuesta de pago y al archivo del banco. Si la factura es PPD, el complemento de pago que emita el proveedor después debe reflejar lo que efectivamente se pagó, no el total original.

Los casos raros

Los casos normales son la mayoría. Los raros son los que rompen una hoja de cálculo.

Nota contra una factura ya pagada. El proveedor emite la nota después de cobrar. La factura ya salió al banco y no hay nada que restar. La nota se liga igual, queda a la vista junto a la factura pagada, y el saldo a favor se aplica en el siguiente pago a ese proveedor. Eso se decide en Tesorería y se registra en el ERP; el sistema de recepción no inventa un pago negativo.

Nota que relaciona varias facturas. El nodo CfdiRelacionados admite varios UUID, pero no dice cuánto corresponde a cada uno. Una nota por $20,000 contra tres facturas obliga a alguien a repartir. La práctica sana es pedir una nota por factura; si el proveedor ya emitió una múltiple, el reparto se documenta antes de pagar.

Nota de otro proveedor. El UUID relacionado existe, pero la factura es de otro RFC. No hay caso legítimo para eso. Se rechaza y se le dice al emisor por qué.

Nota mayor que el saldo. El monto a pagar llega a cero y sobra un excedente. Igual que en la nota contra factura pagada, ese excedente es un saldo a favor que se aplica después, no un pago al proveedor.

Situación	Qué hace el sistema	Qué ve el proveedor
Nota con TipoRelacion 01 a una factura registrada del mismo proveedor	La liga y recalcula el monto a pagar	La nota junto a su factura, con el nuevo monto
Nota sin CfdiRelacionados, o con un UUID que no está registrado	No la liga; la registra con el motivo	«La nota de crédito no relaciona ninguna factura registrada en esta empresa»
Nota que relaciona la factura de otro proveedor	No la liga; la rechaza con el motivo	«La nota de crédito relaciona una factura de otro proveedor»
Nota mayor que el saldo	Baja el monto a pagar hasta cero	Su factura con monto a pagar en cero
Nota contra una factura ya pagada	La liga y la deja visible; no genera un pago negativo	La nota ligada a la factura pagada
Nota que relaciona varias facturas	La liga a cada factura que nombra	La nota en cada una de sus facturas
Nota cancelada ante el SAT	No descuenta	La nota registrada, sin efecto sobre el monto

¿Por qué el saldo debe vivir donde vive la factura?

Porque el monto a pagar es un dato de la factura, no de la nota. Cuando la factura vive en el ERP, la nota en el correo y el saldo en una hoja de cálculo, hay tres versiones del mismo número. La propuesta de pago toma una, el proveedor recuerda otra y Contabilidad concilia la tercera a fin de mes.

Con la nota ligada por UUID a su factura, el saldo se calcula una sola vez y todos leen el mismo. El firmante autoriza el monto neto. La propuesta de pago lo toma sin capturarlo. Y el proveedor ve en su portal la misma cifra que va a recibir, sin llamar a preguntar.

Lo mismo aplica al cruce con la orden de compra. La orden se compara contra el total de la factura; la nota de crédito ajusta lo que se paga, no lo que se ordenó.

Cómo lo hace Vigía Legal

En Cuentas por pagar, la nota de crédito entra por la misma puerta que la factura. El proveedor la sube en su portal o la envía por API. Vigía lee el nodo CfdiRelacionados, toma los UUID con TipoRelacion 01 y los busca entre las facturas de ingreso registradas de ese mismo proveedor. Si la encuentra, la liga y recalcula el monto a pagar de la factura, nunca por debajo de cero. Al recibirla consulta su estado ante el SAT; una nota cancelada no descuenta.

El nuevo monto se ve en el detalle de la factura, en «Mis facturas» del portal del proveedor y en la propuesta de pago. Si la factura ya estaba en una propuesta en borrador, la partida se actualiza. Si la propuesta ya se exportó al banco, no se toca.

Una nota sin factura registrada, o que relaciona la factura de otro proveedor, no se liga. Queda registrada y el motivo lo dice para que el emisor la corrija. Contabilizar la nota y aplicar un saldo a favor sigue siendo trabajo de su ERP; Vigía es la capa de control antes de eso.