Complemento de recepción de pagos (REP): cuándo se exige, qué pasa si el proveedor no lo emite y cómo retener sin discutir

¿Qué es el complemento de recepción de pagos y cuándo se exige?

El complemento de recepción de pagos es un CFDI de tipo «P» que documenta un pago recibido y lo liga a la factura que lo originó. Lo exige el artículo 29-A, fracción VII, del Código Fiscal de la Federación. Cuando la contraprestación no se paga en una sola exhibición, se emite un comprobante por el total de la operación y otro por cada pago que se reciba después. Ese segundo comprobante es el REP.

La regla se activa por el método de pago que trae la factura. Con CFDI 4.0 hay dos.

	PUE	PPD
Qué significa	Pago en una sola exhibición	Pago en parcialidades o diferido
Cuándo corresponde	El pago se recibe al emitir la factura o dentro de ese mismo mes	El pago llega después, completo o en parcialidades
Forma de pago en el CFDI	La real (transferencia, cheque, tarjeta)	«99 – Por definir»
¿Lleva REP?	No	Sí, uno por cada pago recibido
Qué prueba el pago ante el SAT	La propia factura	El REP, ligado a la factura por su UUID

En una relación con proveedores de servicios, casi todo es PPD. La factura se emite al cerrar el servicio y se paga a treinta, sesenta o noventa días. Cada una de esas facturas exige su REP, aunque el pago sea único. «Diferido» también cuenta.

¿Quién emite el REP y en qué plazo?

Lo emite quien cobra. El proveedor lo timbra con su propio certificado de sello después de recibir el dinero. Su empresa no puede emitirlo ni sustituirlo. Lo que sí puede hacer es exigirlo, y esa es la mitad del problema.

El REP lleva los datos del pago (fecha, forma, monto, moneda) y un nodo por cada factura que salda, el DoctoRelacionado. Ahí van el UUID de la factura, el número de parcialidad, el saldo anterior, el importe pagado y el saldo insoluto. Un solo pago que cubre tres facturas produce un REP con tres documentos relacionados. Tres pagos parciales de una factura producen tres registros de pago, en uno o varios REP.

Sobre el plazo, la regla vive en la Resolución Miscelánea Fiscal y ha cambiado de un ejercicio a otro. El mecanismo es estable. El REP se emite dentro del plazo que fija la RMF vigente, contado a partir del mes en que se recibió el pago. Verifique el número de días en la resolución del año en curso; no lo tome de un artículo, incluido este.

¿Por qué le importa al que paga?

Porque el IVA de una factura PPD se acredita cuando se paga, no cuando se recibe la factura. El artículo 5, fracción III, de la LIVA condiciona el acreditamiento a que el impuesto trasladado haya sido efectivamente pagado en el mes. Y en una PPD, la factura no prueba el pago. Lo prueba el REP.

Sin REP, para el SAT esa factura sigue con saldo pendiente. El IVA que usted ya acreditó no tiene, en los registros de la autoridad, el comprobante que diga que el pago ocurrió. En una revisión, la autoridad puede pedir el complemento y no conformarse con su estado de cuenta bancario. Con las declaraciones prellenadas que el SAT arma a partir de los CFDI, la diferencia deja de ser teórica. Lo que no tiene REP no aparece como pagado.

Es la misma lógica que rige la deducibilidad de sus pagos a proveedores REPSE. El CFDI solo no basta; hace falta el resto del expediente. En subcontratación se suma el requisito propio del artículo 5, fracción II, de la LIVA. El REP es una pieza más de ese expediente, y es la que más veces falta.

¿Qué pasa cuando el proveedor «se olvida»?

Se olvida más de lo que parece, y casi nunca por mala fe. Los motivos se repiten.

• El proveedor factura desde un sistema que no emite complementos y los hace a mano cuando alguien los reclama.
• Cobró varias facturas en una sola transferencia y no sabe qué UUID relacionar con qué importe.
• El pago llegó con un descuento o una nota de crédito y el saldo no le cuadra.
• Nadie del lado del cliente lo pidió, así que nunca fue prioridad.

Para el proveedor, no emitirlo es una infracción del CFF por expedir comprobantes sin cumplir requisitos. Para usted, es un IVA acreditado sin soporte y un expediente incompleto. La diferencia es cuándo se descubre cada cosa. Lo suyo aparece meses después, cuando contabilidad cuadra el ejercicio o cuando llega un requerimiento.

El reflejo de muchas empresas es reclamar el complemento por correo, factura por factura. Funciona hasta que el volumen crece. A partir de ahí, la única palanca que el proveedor escucha es el pago.

Retener la siguiente factura sin discutir

La práctica extendida es no pagar facturas nuevas del proveedor mientras deba un REP. Es legítima y funciona, con una condición. La regla tiene que estar escrita antes y aplicarse igual a todos. Sin eso, cada retención se vuelve una discusión con el área que trajo al proveedor.

Cinco elementos separan una regla de una pelea.

1. La regla vive en el contrato o en las condiciones de alta. El proveedor la aceptó al entrar; no la descubre cuando le retienen.
2. La retención cae sobre las facturas siguientes, nunca sobre la que espera el REP. El complemento se emite después del pago. Retener la factura que lo debe crea un ciclo sin salida.
3. Un plazo de gracia que respete el de la RMF. La retención empieza cuando venció el plazo legal, más los días que su empresa decida conceder.
4. El aviso nombra el folio. «Factura retenida por REP pendiente de la factura A-1042, pagada el 3 de septiembre» se resuelve en un día. «Falta un complemento» se resuelve en tres correos.
5. La liberación es automática. Llega el REP con el UUID correcto y la factura sigue su curso. Si liberar exige que alguien se acuerde, la regla castiga dos veces.

Hay una sexta pieza que no es una regla sino un lugar. El REP tiene que entrar por el mismo canal que la factura, para que quien lo recibe pueda cruzarlo contra el UUID sin buscar en una bandeja de correo. Un complemento que llega como adjunto a un vendedor no existe para cuentas por pagar.

Qué revisar en cada cierre de mes

Al cierre, cuentas por pagar y contabilidad necesitan tres listas.

• Facturas PPD pagadas en el mes, con y sin REP recibido.
• REP recibidos cuyo DoctoRelacionado no coincide con el UUID, el importe o el saldo de la factura que dicen saldar.
• Proveedores con REP vencido y facturas nuevas en cola.

Las dos primeras salen de cruzar el XML del REP contra el de la factura. La tercera decide qué se paga esta semana. Si el cruce vive en una hoja de cálculo, el cierre depende de quien la mantiene. Si el REP entra al mismo lugar que la factura, el cruce ocurre al recibirlo.

Cómo lo resuelve Vigía Legal

En cuentas por pagar de Vigía Legal, la factura entra por el portal del proveedor o por API. La recepción revisa las reglas del CFDI 4.0, el estado ante el SAT, el expediente REPSE del período y el cruce con la orden de compra. Una de esas reglas es el REP pendiente, y solo las facturas PPD generan esa deuda.

El REP se liga a su factura por el UUID del DoctoRelacionado. Pasados los días de gracia que su empresa configura sin que llegue, las facturas nuevas del mismo proveedor quedan retenidas, y el motivo nombra el folio de la factura que lo debe. Cuando el REP entra, esas facturas se liberan solas y siguen a autorización.

El proveedor ve la retención y su motivo en el portal, y desde ahí sube el complemento como sube cualquier XML. El aviso sale solo, y la regla se aplica igual a todos los proveedores desde el primer día.