Validación de CFDI 4.0 de ingreso: qué revisa un sistema antes de aceptar la factura de un proveedor

El proveedor emite, el PAC timbra y la factura llega a su bandeja. A partir de ese momento el riesgo cambia de dueño. Los requisitos del comprobante están en el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación, y las cantidades amparadas en un CFDI que no los reúne no se pueden deducir ni acreditar. Quien pierde esa deducción es el receptor. Por eso Cuentas por pagar no puede tratar la factura como un documento ya validado por otro.

¿Qué valida el PAC y qué le queda a usted?

El PAC certifica que el XML está bien formado, que el sello del emisor es válido y que los datos del receptor —RFC, nombre, código postal y régimen— corresponden a un contribuyente inscrito ante el SAT. Con la versión 4.0 esa verificación se volvió estricta, y muchas facturas rebotan en el timbrado.

Lo que el PAC no verifica es lo que le importa a Cuentas por pagar. No sabe si ese RFC es el suyo o el de otra sociedad del grupo. No sabe si el uso del CFDI describe lo que usted compró. No sabe si existe una orden de compra, si el monto coincide con ella ni si el proveedor debe todavía el complemento de pago de la factura anterior. Y no vuelve a mirar el comprobante después de timbrarlo, aunque el emisor lo cancele una semana más tarde.

Los datos del receptor: lo que la factura tiene que decir de usted

Cinco campos del nodo Receptor describen a su empresa. Todos deben coincidir con su constancia de situación fiscal (CSF) vigente.

• RFC. El de la sociedad que compró, no el de otra empresa del grupo ni el del corporativo. Una factura emitida a un RFC ajeno no es su deducción.
• Nombre. En mayúsculas y tal como aparece en la CSF, sin el régimen de capital (sin «S.A. de C.V.»). Es una de las validaciones más frecuentes en 4.0.
• Régimen fiscal del receptor. La clave del catálogo del SAT que corresponde a su empresa. Para una persona moral suele ser el régimen general de ley.
• Código postal del domicilio fiscal. El de la CSF, no el de la planta ni el de la sucursal que recibió el servicio. Si su empresa cambió de domicilio, las facturas con el CP anterior son las primeras que hay que detener.
• Uso del CFDI. Lo elige el emisor y debe ser compatible con su régimen. Describe para qué usa usted el comprobante: gastos en general, adquisición de mercancías, una inversión.

Los cuatro primeros son verificables contra un solo documento, la CSF. El quinto exige criterio, y es el que con más frecuencia llega con una clave genérica que nadie revisó.

Método y forma de pago: PUE o PPD, y qué obliga cada uno

El método de pago no describe cómo pagó el proveedor, sino cómo va a pagar usted. Y cada opción trae obligaciones distintas para los dos lados.

	PUE · Pago en una sola exhibición	PPD · Pago en parcialidades o diferido
Cuándo corresponde	Se paga completa en el mismo mes de emisión	Se paga después, o en varias parcialidades
Forma de pago en el CFDI	La real (transferencia, cheque, etc.)	«99 · Por definir»
Qué obliga al proveedor	Nada adicional	Emitir un complemento de recepción de pagos (REP) por cada pago recibido
Qué obliga al receptor	Pagar en el plazo que el método declara	Conseguir el REP para acreditar el IVA de cada pago
Señal a revisar	PUE con forma «por definir», o PUE a 60 días	PPD sin REP del pago anterior

Una factura PUE que usted paga a 90 días es un problema del emisor que termina en su escritorio. Una PPD sin su complemento es un IVA que todavía no puede acreditar. Cómo se administra ese complemento —y qué hacer con el proveedor que no lo emite— está en el artículo sobre el REP.

Impuestos que cuadran con los conceptos

El total de una factura se construye desde abajo. Cada concepto lleva su importe y sus impuestos; el subtotal suma los importes; el total suma el subtotal, resta el descuento, suma los traslados y resta las retenciones. El PAC verifica esa aritmética. El receptor verifica algo más fino.

• Que la tasa de IVA trasladado corresponda a lo facturado. Un servicio prestado en México lleva el 16 % sobre la base gravable, salvo tasa 0, exención o el estímulo de la franja fronteriza.
• Que las retenciones correspondan al tipo de proveedor. Una persona física que factura honorarios lleva retenciones de ISR e IVA que una persona moral no lleva.
• Que un concepto exento o a tasa 0 sea uno de verdad, y no un IVA que el emisor olvidó trasladar.
• Que la moneda y el tipo de cambio coincidan con la orden de compra.

Para servicios especializados hay una capa adicional. El acreditamiento del IVA en subcontratación (artículo 5, fracción II, de la LIVA) depende de que el proveedor tenga REPSE vigente y de que usted conserve su documentación del período. La factura puede estar perfecta y el IVA seguir sin acreditarse. Ese cruce está en deducibilidad e IVA con proveedores REPSE.

Timbre, UUID y el XML, no el PDF

El documento fiscal es el XML. El PDF es una representación impresa que cualquiera puede editar. Validar sobre el PDF es validar sobre una foto.

Del XML importan tres cosas del nodo del timbre. El UUID, que identifica el comprobante y no puede repetirse. La fecha de timbrado, que debe ser posterior a la de emisión y dentro del plazo que el SAT permite. El sello y el número de certificado del SAT, que prueban que el PAC certificó ese contenido y no otro.

Un UUID que ya está registrado en su sistema es una factura que llegó dos veces, y una factura que llega dos veces se paga dos veces con más frecuencia de la que Cuentas por pagar admite. El control de duplicados por UUID es tan básico que casi ninguna revisión manual lo hace.

Estado ante el SAT: vigente hoy no es vigente mañana

Un CFDI timbrado puede cancelarse después. El emisor lo cancela porque se equivocó, porque la operación no ocurrió o porque reemitió con datos corregidos. En varios supuestos el SAT le pide al receptor aceptar la cancelación; en otros la cancelación procede sin su intervención. En ambos casos el resultado es el mismo. Un comprobante cancelado no ampara ninguna deducción.

Eso convierte el estado ante el SAT en un dato con fecha. Vigente al recibirla no significa vigente al pagarla, ni vigente al cierre del ejercicio.

Campo por campo: qué se verifica y qué pasa si falla

Hay dos destinos posibles para una factura que no pasa. Se rechaza cuando solo el emisor puede corregirla, cancelando y reemitiendo. Se retiene cuando falta algo que puede llegar después sin tocar el XML. La distinción importa para el proveedor, que tiene que saber si reemite o si espera.

Campo	Qué se verifica	Si falla
RFC del receptor	Es el de la sociedad que compró	Rechaza
Nombre del receptor	Coincide con la CSF, sin régimen de capital	Rechaza
Régimen fiscal del receptor	Coincide con la CSF	Rechaza
CP del domicilio fiscal	Coincide con la CSF vigente	Rechaza
Uso del CFDI	Compatible con el régimen y con lo comprado	Rechaza
Método de pago	PUE o PPD coherente con el plazo real de pago	Rechaza
Forma de pago	Coherente con el método («99» solo con PPD)	Rechaza
Impuestos	Tasa, retenciones y totales cuadran con los conceptos	Rechaza
UUID	Válido y no registrado antes	Rechaza
Timbre	Sello y certificado del SAT válidos	Rechaza
Estado ante el SAT	Vigente al recibir y antes de pagar	Rechaza
Emisor en 69-B o art. 69	Fuera de los listados del SAT	Retiene
Expediente REPSE del período	Documentos del período completos	Retiene
Orden de compra	Existe, está abierta, monto y moneda dentro de tolerancia	Retiene
Entrada de servicio o mercancía	Registrada, si su política la exige	Retiene
REP de la factura anterior	Recibido dentro de los días de gracia	Retiene

Las filas de abajo no son requisitos del CFDI. Son las condiciones que su empresa pone para pagar, y viven en el mismo control porque la factura se decide una sola vez. El cruce con la orden se trata aparte en conciliar la factura contra la orden de compra.

¿Por qué revisar «a ojo» no escala?

Con veinte facturas al mes, un analista atento cubre la lista. Con doscientas, cubre las primeras columnas de la tabla y deja las demás para «después». Y el problema no es la atención, sino la naturaleza de cada verificación.

• Varias se hacen sobre el XML, no sobre el PDF que el proveedor adjuntó al correo. Abrir el XML de cada factura no es un hábito de Cuentas por pagar.
• Una de ellas cambia con el tiempo. El estado ante el SAT hay que consultarlo dos veces, y la segunda vez nadie está mirando esa factura.
• Otras dependen de datos que viven fuera de la factura. La orden de compra está en el ERP, el expediente REPSE en otra carpeta, el REP en el correo de hace tres semanas.
• Y el resultado hay que comunicarlo. Cada factura retenida o rechazada exige explicarle al proveedor qué dato falló, o el proveedor vuelve a llamar.

Una revisión manual seria cubre una factura en unos minutos y deja registro en la memoria del analista. Cuando ese analista cambia de puesto, la memoria se va con él.

Cómo lo resuelve la recepción de Vigía Legal

La factura entra por el portal del proveedor, con su número de orden de compra, o por API. La recepción hace todo en una sola pasada. Aplica las reglas del CFDI 4.0 —régimen, uso, código postal del receptor, método de pago e impuestos que cuadran— contra los datos de su empresa. Consulta el estado del comprobante ante el SAT. Revisa el expediente REPSE del período, con las listas 69-B y del artículo 69 incluidas. Cruza monto y moneda contra la orden de compra y verifica si el proveedor debe un REP. La factura queda en una etapa —recibida, en validación, retenida, rechazada, autorizada, programada, pagada— y cada cambio guarda fecha, actor y motivo.

El motivo nombra el dato. No dice «factura rechazada» sino qué campo no coincide, qué documento del período falta o qué factura anterior debe su complemento. El proveedor lo ve en su portal, en la misma línea de etapas, sin llamar a nadie. Cuando llega lo que faltaba, la factura retenida se libera.

Lo que Vigía Legal no hace también está definido. No sustituye al PAC ni a la validación del SAT, y no emite un dictamen fiscal. Contabilizar y ejecutar el pago se quedan en su ERP. La descripción completa del módulo está en Cuentas por pagar.