IVA acreditable en servicios especializados: la declaración del proveedor que tiene que estar en el expediente (art. 5, fracc. II de la LIVA)

¿Qué pide exactamente el artículo 5, fracción II de la LIVA?

Tres cosas, y las tres al momento del pago. Que el contratista tenga su registro REPSE vigente cuando usted le paga. Que usted obtenga de él copia de la declaración del IVA del período en que efectuó el pago. Y que obtenga también el acuse de recibo del pago de esa declaración.

La fracción fija además el plazo del contratista. Debe entregarle esa documentación a más tardar el último día del mes siguiente a aquel en que usted pagó. Si usted no la recaba en ese plazo, la misma fracción le indica qué hacer: presentar una declaración complementaria y disminuir los montos que hubiera acreditado por ese concepto.

Lo que cambia respecto de un proveedor común es el sujeto de la obligación. En una compra ordinaria, el IVA se acredita con el CFDI y el pago. En servicios especializados, la ley le pide a usted, el contratante, una prueba de que el contratista declaró y enteró ese IVA. El requisito recae sobre quien acredita, no sobre quien emite la factura.

¿Qué documento es «la declaración del IVA y su acuse»?

Es la declaración mensual de impuestos federales que el contratista presenta ante el SAT, con el acuse de recibo que el sistema emite al enviarla. En esa declaración conviven varias obligaciones del mismo mes; dos de ellas son las que la ley le pide.

• IVA. El impuesto propio del contratista: el IVA que trasladó a sus clientes, menos el que le trasladaron a él, y el saldo a cargo que resulta. Es el renglón que pide el art. 5, fracc. II de la LIVA.
• ISR retenido por sueldos y salarios. Lo que el contratista retuvo a sus trabajadores y entera al SAT. Es el renglón que pide el art. 27, fracc. V de la LISR.

El acuse de recibo lleva el RFC, el período, las obligaciones declaradas, los importes y, cuando hay cantidad a pagar, la línea de captura. El pago se hace en el banco con esa línea de captura, y el comprobante bancario es el «acuse de recibo del pago» de la fracción. Son dos piezas: la declaración con su acuse y el comprobante del pago.

Si la declaración sale sin cantidad a pagar, con saldo a favor o en ceros, no hay comprobante bancario que pedir. El acuse de recibo de la declaración es el documento del período.

En el Régimen Simplificado de Confianza el renglón puede aparecer con otro nombre, «IVA simplificado de confianza». Es el mismo impuesto y sirve igual. Lo que hay que revisar es que el período y el RFC sean los que usted necesita.

¿De qué mes es la declaración que hay que pedir?

Del mes en que usted pagó, no del mes en que el proveedor facturó. La fracción habla del período en que el contratante efectuó el pago de la contraprestación y del impuesto que le fue trasladado. Con facturas PUE, pagadas en el mes de emisión, los dos meses coinciden. Con facturas PPD, pagadas después, no.

Un ejemplo. El proveedor le emite una factura PPD el 25 de marzo. Usted la paga el 20 de abril. El IVA que puede acreditar es el de abril, y la declaración que necesita es la de abril del contratista, que él presenta en mayo. Su plazo para entregársela vence el 31 de mayo. Si en junio usted todavía no la tiene, lo acreditado en abril tiene que salir de una complementaria.

Fecha	Qué pasa	Documento que corresponde
25 de marzo	El proveedor emite la factura PPD	CFDI de ingreso con el IVA desglosado
20 de abril	Usted paga la contraprestación y el IVA	Comprobante de pago; el proveedor debe emitir su REP
17 de mayo (fecha límite)	El contratista presenta su declaración de abril	Declaración mensual con el IVA a cargo y su acuse
31 de mayo	Vence el plazo del contratista para entregársela	Copia de la declaración, el acuse y el comprobante bancario

Cuando un pago cubre varias facturas, o una factura se paga en parcialidades a lo largo de dos meses, la regla se aplica por pago. Cada mes en que hubo un pago es un mes del que hace falta la declaración.

¿Qué pasa si el documento falta?

El IVA de ese pago deja de estar acreditado. La fracción no habla de multa ni de rechazo en auditoría; describe una obligación de usted: presentar la complementaria y disminuir lo acreditado. Si no lo hace y la autoridad revisa, el acreditamiento indebido se vuelve una diferencia con actualización y recargos.

Hay dos formas de descubrirlo tarde. La primera es en una revisión del SAT, meses o años después, cuando el proveedor ya no es proveedor. La segunda es en el cierre del mes, cuando Contabilidad arma el papel de trabajo del IVA acreditable y encuentra pagos a proveedores REPSE sin su soporte. Las dos son caras; la segunda por lo menos deja tiempo de pedir el documento antes de que venza el plazo.

El faltante más frecuente no es el proveedor que se niega. Es el que mandó la declaración de marzo cuando hacía falta la de abril, o el que mandó el acuse sin el comprobante bancario, o el que la envió por correo a un comprador que ya no está en la empresa.

¿Por qué el documento vive en el expediente y no en un correo?

Porque el requisito es por proveedor, por mes y por pago, y quien lo revisa lo hace años después. Un correo prueba que alguien lo mandó. Un expediente prueba que existe, de qué período es, cuándo llegó y contra qué pago se cruza. Cuando el SAT o el auditor externo pide el soporte del IVA acreditado de abril de 2024, lo que hace falta es abrir ese período y encontrar la declaración, no buscar en la bandeja de un excolaborador.

El expediente mensual del proveedor REPSE ya existe para lo laboral. Los documentos de cumplimiento REPSE del período incluyen los CFDI de nómina, las cuotas del IMSS, las aportaciones al INFONAVIT y, cada cuatro meses, ICSOE y SISUB. La declaración con su acuse es un renglón más de ese mismo expediente, con la misma periodicidad. Tratarla aparte, como un pedido de Contabilidad separado del pedido de Compras, duplica el trámite para el proveedor y deja huecos.

Lo que cada documento sostiene, y de qué período tiene que ser:

Documento del contratista	Qué sostiene	Fundamento	Período que cubre
Registro REPSE vigente, verificado al pagar	Deducción de ISR y acreditamiento de IVA	Art. 27 fracc. V LISR · art. 5 fracc. II LIVA	Cada pago
CFDI de nómina de los trabajadores del servicio	Deducción de ISR	Art. 27 fracc. V LISR	El período del servicio pagado
Declaración mensual, renglón de ISR retenido por salarios, con el recibo bancario del entero	Deducción de ISR	Art. 27 fracc. V LISR	El período de esa nómina
Declaración mensual, renglón de IVA a cargo, con el acuse y el comprobante del pago	Acreditamiento de IVA	Art. 5 fracc. II LIVA	El mes en que usted pagó
Pago de cuotas al IMSS y aportaciones al INFONAVIT	Deducción de ISR	Art. 27 fracc. V LISR	El período de esa nómina

Los dos renglones de la declaración salen del mismo acuse. Un proveedor que entrega su declaración mensual completa, con el comprobante bancario, cubre a la vez el requisito de ISR y el de IVA. Lo que Contabilidad revisa es que los dos renglones estén y que el período sea el correcto para cada uno.

¿Qué revisar cuando llega el documento?

Cinco puntos, en este orden.

1. RFC del contratista. El de la declaración es el mismo que emite el CFDI. Un grupo con varias razones sociales manda a veces la declaración de la empresa equivocada.
2. Período. El mes en que usted pagó. No el de la factura, no el del servicio.
3. Renglón de IVA con importe. Que la obligación del IVA esté declarada y con cifra, no solo listada.
4. Acuse y pago. Acuse de recibo de la declaración y, si hubo cantidad a pagar, comprobante bancario con la misma línea de captura.
5. Fecha de entrega. Antes del último día del mes siguiente al pago. Después de esa fecha, el documento sigue sirviendo para el expediente, pero lo acreditado ya debió ajustarse.

Un contratista que entrega todo puede estar, al mismo tiempo, en una lista del SAT que le cambia el análisis. Un proveedor no localizado del artículo 69 o presunto en la 69-B es un problema distinto de la declaración faltante, y se revisa en el mismo momento.

Cómo lo resuelve Vigía Legal

En el expediente de cada proveedor existe el tipo de documento «Declaración mensual de impuestos federales (ISR retenido e IVA) y su acuse», con periodicidad mensual. El proveedor lo sube desde su portal como cualquier otro documento del período. Vigía lo asigna a su mes, extrae el RFC, el isr_retenido y el iva_a_cargo, y la conciliación fiscal cruza el acuse contra el comprobante de pago bancario por la línea de captura. Un acuse sin pago acreditado es un hallazgo, no una palomita.

En cuentas por pagar, la recepción de la factura revisa el expediente REPSE del período. Cuando al proveedor le falta la declaración de un período vencido, sus facturas nuevas quedan retenidas con el motivo que nombra el documento que falta, y el proveedor ve ese mismo motivo en su portal. La retención por complemento de pago pendiente funciona con la misma lógica, y se libera sola cuando el REP llega.

Lo que Vigía no hace es presentar la complementaria ni decidir cuánto IVA acreditar. Eso queda en Contabilidad y en su ERP. Lo que sí queda es un expediente por proveedor y por mes en el que la declaración de abril está en abril, con su acuse y su pago, cuando alguien la pida en 2028. Para la parte de la deducción del ISR, vea qué arriesga en IVA e ISR al pagar a un proveedor sin REPSE.