Plantilla de acta de servicio por período: servicio continuo y por hito

Llega una revisión y le piden demostrar que el servicio de octubre ocurrió. Usted abre el expediente y encuentra un acta de una línea: "Se recibieron a satisfacción los servicios del mes". Sin fechas de inicio y fin, sin entregables, sin nombres del personal que entró a su planta. La factura está, el pago está, pero el acta no prueba nada que no diga ya la factura.

El problema casi nunca es que falte el acta. Es que el acta es genérica. Esta plantilla sirve para que cada acta diga qué se hizo, en qué fechas reales, con qué evidencia y quién lo aprobó.

Qué variante usar

Si el servicio...	Use	El período lo define
Se presta de forma continua (limpieza, vigilancia, mantenimiento recurrente)	Variante A: servicio continuo	Las fechas reales en que hubo personal del proveedor, aunque no coincidan con el mes calendario
Se paga al terminar un entregable (un paro programado, una instalación, un proyecto por etapas)	Variante B: por hito o entregable	Las fechas de inicio y fin del hito

En los dos casos, la regla es la misma que en el acta de servicio no siempre es mensual: las fechas del acta deciden qué períodos de cumplimiento revisa, no la fecha de la factura.

Variante A: servicio continuo mensual

Copie la tabla siguiente y llénela con los datos de cada operación.

Campo	Qué anotar	Llenar
Proveedor	Razón social completa
RFC del proveedor	12 caracteres
Contrato	Número o referencia y fecha de firma
Orden de compra	Número de la orden que respalda el servicio
Período real del servicio	Fecha de inicio y fecha de fin (dd/mm/aaaa). No anote solo el mes	Del ___ al ___
Lugar de prestación	Planta, sucursal u obra
Descripción del servicio	Qué se hizo en el período, en términos del alcance del contrato
Entregables y evidencia	Bitácoras, reportes, fotos con fecha, órdenes de trabajo atendidas
Personal asignado	Nombre y puesto de cada persona que prestó el servicio en el período
Incidencias	Faltas, días sin servicio, trabajos pendientes o rechazados
Factura relacionada	Folio fiscal (UUID) y rango de fechas que cubre
Firma del proveedor	Nombre, cargo, fecha
Firma de quien recibe	Administrador del contrato o responsable del área. Nombre, cargo, fecha
Revisión	Persona distinta de quien capturó el acta. Nombre, fecha, aprobada o rechazada con motivo
Anexos	Lista numerada de lo que se adjunta

Variante B: por hito o entregable

Copie la tabla siguiente y llénela con los datos de cada hito.

Campo	Qué anotar	Llenar
Proveedor	Razón social completa
RFC del proveedor	12 caracteres
Contrato	Número o referencia y fecha de firma
Orden de compra y partida	Número de orden y partida del hito
Hito o entregable	Nombre del hito tal como aparece en el contrato
Período real del servicio	Fecha de inicio y fecha de fin del trabajo de este hito	Del ___ al ___
Períodos que toca	Meses o quincenas que cruza el rango (por ejemplo, septiembre y octubre)
Lugar de prestación	Planta, sucursal u obra
Descripción del trabajo	Qué se entregó y contra qué criterio de aceptación
Entregables y evidencia	Reporte final, pruebas, fotos con fecha, minutas de avance
Personal asignado	Nombre y puesto de cada persona que trabajó en el hito, con las fechas en que estuvo
Pendientes o reservas	Lo que se recibe con observaciones y la fecha comprometida para corregirlo
Factura relacionada	Folio fiscal (UUID) y hito que cubre
Firma del proveedor	Nombre, cargo, fecha
Firma de quien recibe	Administrador del contrato o residente. Nombre, cargo, fecha
Revisión	Persona distinta de quien capturó el acta. Nombre, fecha, aprobada o rechazada con motivo
Anexos	Lista numerada de lo que se adjunta

Si el acta incluye datos del personal, confirme con su área legal que su aviso de privacidad lo cubre.

Cómo llenarla para que sirva en una revisión

1. Fechas, no meses. "Del 24/09 al 06/10" se puede cruzar con nómina y expediente. "Septiembre" no.
2. Evidencia que se pueda abrir. Una foto con fecha o un reporte firmado vale más que "se anexa evidencia".
3. Personal con nombre. Así puede comprobar que esas personas aparecen en la nómina de los períodos que toca el servicio.
4. Quien firma no es quien revisa. La revisión por una segunda persona es lo que convierte el acta en un control.
5. El acta antes de la factura. Si Cuentas por Pagar recibe la factura sin acta aprobada, la retiene hasta tenerla.

Con estas cinco reglas, el acta deja de ser un trámite y pasa a ser parte del expediente de cada operación. Para ver cómo encaja con el contrato, la orden y el pago, lea materialidad de las operaciones.

Cómo ayuda Vigía

Una plantilla ordena el acta. No evita que alguien la llene a medias ni que la factura se pague antes de revisarla. En Vigía:

• El acta de servicio se captura en el sitio con evidencia fotográfica, pasa por revisión y queda aprobada o rechazada con motivo tipificado. El hash de las fotos detecta fotos repetidas entre actas.
• El acta aprobada lleva el número de documento de su ERP.
• El semáforo de cumplimiento de cada proveedor se calcula por período a partir de su expediente.
• Cuentas por Pagar ve, por proveedor y por período, si el expediente está completo antes de liberar el pago, y puede retener la factura con el motivo de lo que falta.

Vigía no decide por usted ni garantiza el resultado de una revisión: le muestra qué falta para que controle y reduzca el riesgo antes de pagar.

Vea un acta revisada contra el período real

Le mostramos cómo se captura y aprueba un acta con fechas reales y cómo Cuentas por Pagar ve el expediente de cada período antes de pagar. Agende una demo.

Esta plantilla es orientativa y no constituye asesoría legal ni fiscal. Pida a su asesor que la revise para su caso.