REPSE en cuentas por pagar: de la factura recibida al pago, con el cumplimiento adentro

Cuentas por Pagar (AP) es el último lugar donde el dinero todavía no salió. Si libera un pago a un proveedor de servicios especializados fuera de regla, la empresa hereda responsabilidad solidaria y arriesga la deducción del gasto y el acreditamiento del IVA. La factura llega por correo, Compras ya la aprobó, el calendario de pagos presiona y nadie en AP sabe si el proveedor sigue en regla. Vigía Legal pone el filtro donde la factura entra. La factura vive en la plataforma desde que el proveedor la sube hasta que sale en la propuesta de pago, y el cumplimiento REPSE es una condición de cada paso.

¿Por qué Cuentas por Pagar carga el riesgo REPSE si no contrató al proveedor?

Porque la contingencia nace del pago, no de la firma del contrato. Desde la reforma de subcontratación de 2021, pagar a un proveedor de servicios especializados que no cumple expone a la empresa a responsabilidad solidaria por las obligaciones laborales y de seguridad social de ese proveedor. AP no eligió al proveedor, pero ejecuta el acto que materializa el riesgo.

Eso deja a Cuentas por Pagar en una posición incómoda. Tiene la responsabilidad de soltar el dinero y no tiene la información para saber si ese pago es seguro. La factura ya pasó por Compras y el monto cuadra con la orden. Nada en el flujo estándar de AP dice si el folio REPSE sigue vigente o si el proveedor presentó sus acuses del cuatrimestre. El control que falta no es contable. Es de cumplimiento.

¿Qué cambia cuando la factura vive en Vigía Legal y no solo el veredicto?

Cambia el objeto del control. Hasta ahora Vigía respondía si a un proveedor se le podía pagar, y la factura seguía viviendo en otro sistema. Desde septiembre de 2026 la factura de ingreso entra a la plataforma y recorre etapas con historial. Recibida, en validación, retenida o rechazada, autorizada, programada y pagada. Cada cambio de etapa es un evento con fecha, actor y motivo. El proveedor lo ve en su portal.

El recorrido completo es este.

1. Entrada. El proveedor sube el XML en el portal con su número de orden de compra, o su sistema lo envía por API.
2. Recepción. La factura pasa las validaciones fiscales, de cumplimiento y de cruce con la orden. Si algo falla, queda retenida o rechazada con el motivo que nombra el dato.
3. Autorización. La factura que pasa la recepción entra a la cadena de firmas que su política define.
4. Propuesta de pago. Las autorizadas se agrupan por moneda, con su entrada conciliada y la CLABE de cada proveedor, y salen en el layout de su banco.
5. Pagada. Con el comprobante cargado, la factura cierra y el proveedor recibe el aviso.

Retenida y rechazada no son lo mismo. Retenida es la factura a la que le falta algo que puede llegar, como el documento del período o el REP de una factura anterior. Rechazada es la que tiene mal el comprobante mismo, como un código postal del receptor que no corresponde.

¿Qué revisa la recepción antes de que una factura avance?

Revisa el conjunto de condiciones que sostienen la deducción y protegen frente a la solidaridad, no solo que el folio exista. Un folio en el padrón dice que el proveedor está registrado. No dice que esté cumpliendo en el período que usted va a pagar. La recepción corre en pasos registrados.

• Reglas del CFDI 4.0. Régimen fiscal, uso del CFDI, código postal del receptor, método de pago e impuestos que cuadran. El detalle está en validar el CFDI 4.0 de un proveedor.
• Estado ante el SAT. El comprobante debe estar vigente, no cancelado.
• Expediente REPSE del período. Folio vigente, acuses SISUB e ICSOE presentados, opiniones de cumplimiento de IMSS, INFONAVIT y SAT, y los documentos que su política exige para ese mes.
• Listas del SAT. Que el proveedor no esté en la Lista 69-B ni entre los no localizados del art. 69.
• Cruce con la orden de compra. Monto dentro de la tolerancia porcentual y absoluta, misma moneda, orden abierta y, si su política lo pide, entrada de mercancía o de servicio registrada. Lo desarrollamos en conciliación de factura y orden de compra.
• Complemento de pago pendiente. Si el proveedor debe el REP de una factura PPD anterior y pasaron los días de gracia, las facturas nuevas se retienen.

Lo que revisa AP hoy (típico)	Lo que valida la recepción en Vigía Legal
Monto contra la orden de compra	Cruce con tolerancias, moneda, orden abierta y entrada registrada
Aprobación de Compras	Folio REPSE vigente y acuses SISUB / ICSOE del período
Datos fiscales del CFDI	Reglas 4.0 (régimen, uso, CP, método de pago, impuestos) y estado ante el SAT
—	Opiniones de cumplimiento de IMSS, INFONAVIT y SAT
—	Listas 69-B y art. 69 del CFF
—	REP pendiente de facturas anteriores del mismo proveedor
—	CFDI de nómina del proveedor (RFC, tipo, período, UUID, timbre)

AP no recibe un «no conforme» a secas. Recibe «falta la opinión de cumplimiento del IMSS de agosto» o «debe el REP de la factura A-1041», y el proveedor ve lo mismo en su portal.

¿Cómo valida Vigía el CFDI de nómina del proveedor?

Contra los datos que deben cuadrar para que sea legítimo. RFC del emisor y del receptor, tipo de comprobante, período, UUID y timbre fiscal. El CFDI de nómina es la evidencia de que el proveedor le paga a las personas que prestan el servicio. Si esa nómina no existe o no valida, la sustancia del servicio queda en duda, y con ella la deducción.

Para AP esto cierra un hueco que la revisión tradicional no cubre. Verificar el folio REPSE no dice si los trabajadores cobraron. Validar el CFDI de nómina sí. La verificación documental corre con asistencia de IA en la ingesta; su equipo de cumplimiento aprueba y la IA asiste.

¿Cómo protege esto la deducibilidad de ISR e IVA?

El gasto por servicios especializados se deduce y su IVA se acredita solo si la operación cumple los requisitos de la subcontratación especializada. Para el IVA, el artículo 5, fracción II de la LIVA pide dos cosas. Que el contratista tenga su registro vigente al momento del pago, y que usted obtenga copia de su declaración del IVA y del acuse de pago del período en que usted pagó. Si no la recaba en plazo, la misma fracción le manda presentar una complementaria y disminuir lo acreditado. Para el ISR, la ley exige además el registro del proveedor, los CFDI de nómina y los pagos de cuotas de los trabajadores del servicio.

Por eso el bloqueo previo al pago es una decisión financiera y no solo de cumplimiento. Cada pago liberado a un proveedor fuera de regla es un gasto en riesgo de no deducirse y un IVA en riesgo de no acreditarse. En Vigía Legal la declaración del proveedor y su acuse viven en el expediente mensual, y la factura nueva del proveedor al que le falta ese documento queda retenida. El marco está en deducibilidad REPSE de IVA e ISR y en acreditar el IVA de servicios especializados; el ajuste lo define con su asesor fiscal.

¿Qué pasa con las notas de crédito y el complemento de pago?

Quedan ligados a la factura. Una nota de crédito con el UUID de la factura como documento relacionado (TipoRelacion 01) baja el monto a pagar de esa factura. El detalle está en nota de crédito con UUID relacionado. Un complemento de recepción de pagos se liga por el mismo UUID en su DoctoRelacionado.

El REP es además una condición para las facturas que siguen. Si el proveedor no emitió el REP de una factura PPD pagada y pasaron los días de gracia que usted configuró, sus facturas nuevas se retienen con ese motivo. Cuando el REP llega, se liberan solas. El ciclo está en complemento de pago del proveedor.

¿El control frena los pagos a proveedores que sí cumplen?

No. El objetivo es retener solo lo que está fuera de norma. Un proveedor vigente, al corriente y con su nómina timbrada pasa la recepción sin intervención de nadie, y su factura entra a la cadena de firmas. La retención se activa solo con un motivo concreto que nombra el dato. El proveedor lo ve en su portal y sabe qué subir.

Las alertas de vencimiento hacen el control predecible. Si la opinión de cumplimiento de un proveedor está por vencer, el aviso sale con anticipación y el proveedor corrige antes de facturar. AP no descubre el problema el día del pago, sino días antes, cuando todavía hay margen.

¿Cómo se integra con su ERP: la factura en Vigía o el veredicto desde el ERP?

Hay dos caminos y usted elige uno por cada flujo. Lo que se queda en el ERP en los dos casos es contabilizar y ejecutar el pago en el banco.

Camino 1. La factura vive en Vigía Legal. El proveedor sube su factura en el portal, o su sistema la envía por API. La orden de compra llega desde su ERP por archivo con un layout configurable o por API. La recepción, la cadena de autorización y la propuesta de pago corren en la plataforma, y el archivo sale en el layout que su banco lee, configurado con el archivo real del banco. Si la autorización vive en el ERP, la etapa de cada factura se informa por API y Vigía se lo cuenta al proveedor.

Camino 2. El veredicto desde el ERP. Su sistema de cuentas por pagar consulta a Vigía antes de liberar. La respuesta es «se puede pagar / no se puede pagar», con razones tipificadas. Presunto en la 69-B, no localizado, semáforo en rojo, estatus del proveedor. Funciona desde Coupa, Oracle, SAP Ariba y SAP S/4, o por API hacia un proceso manual. Es el gate que describimos en integración REPSE con Coupa, Ariba, SAP y Oracle y en integraciones.

	Factura en Vigía Legal	Veredicto desde el ERP
Dónde entra la factura	Portal del proveedor o API	Su ERP
Qué valida Vigía	Reglas 4.0, SAT, expediente REPSE, orden, REP	Cumplimiento del proveedor
Autorización	En Vigía, o en el ERP con la etapa por API	En el ERP
Propuesta de pago	En Vigía, en el layout del banco	En el ERP
Contabilizar y pagar	En el ERP	En el ERP

¿Cómo queda el respaldo de cada decisión de pago?

Cada factura lleva su historial. Qué validó la recepción y con qué resultado, quién firmó cada paso y cuándo, en qué propuesta salió y con qué comprobante se marcó pagada. Si una auditoría pregunta por qué se pagó, o por qué no, a un proveedor, AP tiene la respuesta documentada y los documentos del proveedor en su expediente.

Dos controles más cierran el respaldo. La segregación de funciones, donde nadie firma dos pasos de la misma factura y quien la recibió no la autoriza. Y el dato bancario, con la CLABE cifrada, enmascarada en pantalla y revelada solo con permiso, con cada consulta en bitácora. Así cada pago es una decisión defendible. No solo «no pagamos a quien no cumplía», sino «podemos demostrar que verificamos antes de pagar».

Cómo lo resuelve Vigía Legal

El módulo de cuentas por pagar pone la factura del proveedor dentro de la plataforma, con el cumplimiento REPSE como condición de la recepción. La factura entra por el portal con su orden, se valida, se autoriza en cadena y sale en la propuesta de pago en el layout de su banco. Cada etapa deja un evento con fecha, actor y motivo, y el proveedor ve el suyo en el portal.

Si la autorización o el calendario de pagos viven en su ERP, el veredicto se consulta desde Coupa, Oracle, SAP Ariba y SAP S/4, y la etapa de cada factura se informa por API. En los dos caminos, contabilizar y ejecutar el pago se quedan en el ERP. Vigía Legal es la capa de control antes de ambos.

El cambio de fondo es invertir el orden del control. En vez de descubrir en la auditoría del próximo año que se pagó a un proveedor fuera de regla, no dejarlo llegar a la propuesta de pago. Si quiere ver la recepción, el cruce y la autorización sobre una factura y una orden suyas, solicite una demo.